Primäre Themen beim Work-Café sind natürlich Raum in Verbindung mit einem gastronomischen Angebot. Dabei geht es in erster Linie um Mitarbeiterrestaurants und spezifischer um das Thema Kaffee in einer Café-Umgebung. Allerdings gibt es noch weitere Services, die nicht außer Acht gelassen werden sollten und die dazu beitragen, die Nutzungsqualität des Work-Cafés zu erhöhen.
Die klassische Unterhaltsreinigung trägt maßgeblich dazu bei, dass sich die MitarbeiterInnen in ihrer Arbeitsumgebung wohl fühlen. In den meisten Unternehmen beruht die Reinigung auf einem starren Leistungsverzeichnis und Raumbuch, d. h. es wird eine feste Zeit und ein fixer Umfang für die Reinigungsmaßnahmen festgelegt. Bei der klassischen starren Reinigungsorganisation kann es daher zu ungewünschten Interaktionen kommen. Das Raumkonzept Work-Café hingegen ist multifunktional und damit sehr flexibel angelegt. Hier hat sich das sogenannte Housekeeping-Konzept als sehr positiv und unterstützend erwiesen. Ähnlich der Reinigungsorganisation in einem Hotel werden die notwendigen Arbeiten individuell ausgeführt und an die Nutzung angepasst. Statt nach einem starren Zeitplan wird situationsbedingt und flexibel gereinigt. Das ist besonders bei einer multifunktionalen Nutzung von Mitarbeiterrestaurants wichtig, da nach der Mittagszeit die Tische und Sitzgelegenheiten unbedingt gereinigt werden müssen, um die anschließende Nutzung als Coworking-Bereich zu ermöglichen. Dies erfordert allerdings eine personelle und auch organisatorische Umstrukturierung. Dabei ist digitale Unterstützung besonders sinnvoll. Beispielsweise informieren Frequenzsensoren in den Waschräumen über die aktuelle Auslastung und die damit verbundene Notwendigkeit einer Reinigung. Anwesenheitssensoren messen die Nutzung von Besprechungsräumen und helfen bei der Optimierung – es werden punktuell nur jene Räume gereinigt, die auch benutzt wurden.
Das Work-Café in seiner vollen Multifunktionalität kann auch als zentraler Hub für unterschiedlichste Belange der Mitarbeiter/-innen dienen. Sehr nützlich ist hier beispielsweise ein Concierge-Service: Eine zentrale Anlaufstelle kümmert sich um Reisebuchungen, kleinere oder größere Besorgungen, nimmt Pakete von Versanddiensten für die MitarbeiterInnen entgegen oder organisiert den vergessenen Blumenstrauß für das Mitarbeiterjubiläum. Je nach örtlichen Gegebenheiten kann der multifunktionale Hub weitere Dienstleistungen wie IT-Services, Wäscheservice oder Mobilitätsdienstleistungen zentral anbieten bzw. durchführen.
Ein Work-Café mit einer zentralen Kaffeebar als Mittelpunkt eignet sich zudem sehr gut für die Abwicklung des gesamten Besuchermanagements. Ähnlich einer Hotelrezeption melden sich Besucher bei den MitarbeiternInnenn der Kaffeebar. Während der Gast einen Cappuccino genießt, erfolgt die Anmeldung und interne Benachrichtigung der Besuchten schnell und zum größten Teil vollautomatisch über ein smartes digitales Registratur-System. So steigt nicht nur die Effizienz, sondern außerdem wird die Willkommenskultur des Unternehmens für die Besucher perfekt erlebbar.
Bei größerem Maßstab, z.B. im Fall eines multifunktionalen Mitarbeiterrestaurants, lässt sich digitale Unterstützung perfekt einsetzen. Auslastungssensoren informieren über freie Arbeits- bzw. Sitzplätze, und über ein Raum- bzw. Platzreservierungssystem können diese für einen bestimmten Zeitraum reserviert werden. Diese Anwendung unterstützt besonders Arbeits-Nomaden und Mitarbeiter/-innen, die hauptsächlich im Homeoffice arbeiten und nur gelegentlich in das Unternehmen kommen. Die von den Sensoren gesammelten Daten lassen sich in Smart Buildings auch sehr gut mit der Gebäudeleittechnik verbinden, um z.B. Raumtemperatur oder Intensität der Klimaanlage zu senken, wenn keine Bewegung aufgezeichnet wird bzw. niemand anwesend ist.
Die primäre Zielsetzung des Work-Café-Konzepts ist die Steigerung der Nutzungsqualität für die Mitarbeiter/-innen eines Unternehmens. Gleichzeitig bietet das Konzept zahlreiche Möglichkeiten, Synergien geschickt zu nutzen und dadurch die Kosten zu optimieren. Die örtliche Zentralisierung von Serviceleistungen ermöglicht einen multifunktionalen Einsatz von Mitarbeitern/Mitarbeiter-innen. Da unterschiedliche Belange und Dienstleistungsanforderungen zentral koordiniert werden, kommt es zu viel weniger Doppelgleisigkeit und wesentlich mehr Transparenz. Besonders effizient ist zudem der Einsatz von digitalen Unterstützungssystemen, die alle Anfragen und Anforderungen zentral kanalisieren. Abgesehen von der Effizienzsteigerung kann auch eine Vielzahl von Daten gesammelt werden, die klaren Aufschluss über Nutzergruppen und Nutzerverhalten geben. Das wiederum ist die Grundlage für eine noch besser an die Bedürfnisse angepasste Angebotsgestaltung von Serviceleistungen zur Verbesserung der Nutzungsqualität.
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