Außergewöhnliche Umstände verlangen nach außergewöhnlichen Maßnahmen. Viele ArbeiternehmerInnen stehen jetzt vor der Herausforderung, ihren Arbeitsalltag im Homeoffice zu meistern. Ein paar Tipps für Homeoffice-Anfänger.
Grundsätzlich einmal vorweg: Von heute auf morgen auf Homeoffice umzusteigen stellt eine große Veränderung da. Das Arbeitsumfeld ändert sich komplett, ebenso die gewohnten Abläufe und Prozesse. Deshalb ist es wichtig, sich dieser Tatsache bewusst zu werden und sich neu zu organisieren – vergleichbar mit einem neuen Job.
1. Arbeitsumfeld organisieren und ordnen
Der erste Schritt sollte sein, sich sein Arbeitsumfeld zu organisieren bzw. zu ordnen. Ob eigenes Privat-Büro (optimal) oder Küchentisch – es muss der Ort definiert werden, an dem zukünftig gearbeitet wird. Und so wie am Arbeitsplatz in seinem Unternehmen sollte auch hier ein „Arbeitsmodus“ herrschen. In vielen Fällen werden sich die Arbeitsmittel auf eine Laptop und ein Mobiltelefon beschränken. Richten Sie also ihren Arbeitsplatz daheim so praktikabel wie möglich ein. Auch zuhause sollte darauf geachtet werden, dass der Arbeitsplatz gut beleuchtet ist und eine aufrechte Sitzposition möglich ist.
2. Den Arbeitstag strukturieren
So wie in einem Unternehmen sollte auch im Homeoffice der Tagesablauf strukturiert sein. Wann fange ich an, wann habe ich meine Pause und wann endet mein Arbeitstag. Welche Termine habe ich, welche Abgabefristen. Wichtig dabei ist, die Kollegen und Vorgesetzten diesbezüglich auch zu informieren. Darum ist es sehr wichtig, den eigenen bzw. elektronischen Kalender immer aktuell zu halten.
3. Skye ist kein persönliches Gespräch
Viele Meetings werden in diesen Tagen per Skype, MS Teams oder Telefon gemacht. Nicht immer ist dabei eine Kamera in Verwendung, besonders dann nicht, wenn die Internet Bandbreite zuhause nicht so optimal ist. Während bei einem persönlichen Gespräch ich die Mimik und Gestik meines Gegenüber sehen und deuten kann, ist das teilweise virtuell nicht möglich. Daher sollten im Gespräch immer wieder Fragen nach dem Verständnis gestellt bzw. verbal Zustimmung oder ggf. auch Ablehnung gezeigt werden. Wichtig bei der zeitlichen Planung: Für virtuelle Besprechungen braucht es sehr viel Konzentration. Kein Skype oder Teams-Meeting sollte daher länger als 60 bis 90 Minuten dauern. Und wenn, dann alle 45 Minuten zumindest 5 Minuten Pausen fix einplanen.
4. Kontakt halten
Nicht nur Sie, sondern auch die KollegInnen sind ggf. das erste Mal im Homeoffice. Während man sich in der Firma z.B. bei der Kaffeemaschine trifft, muss im virtuellen Büro ein Treffen organisiert werden. Spezielle in der ersten Umstellungsphase ist es hilfreich, regelmäßige kurze virtuelle Morgenmeetings oder einen Tagesabschluss-Rundruf zu einer fixen Zeit zu machen. Dabei können Arbeitspakete besprochen werden, diese dienen aber auch dazu den persönlichen Kontakt zuhalten.
5. Pausen machen
Auch im Homeoffice gilt es, regelmäßige Pausen zu machen um die Konzentration aufrecht zu erhalten. Ebenfalls sollte die Mittagspause genutzt werden um sich zu erholen. In den Pausen ist Bewegung angesagt, am besten in Verbindung mit frischer Luft.
6. Vorgesetzte auf dem Laufenden halten
Genauso wie für MitarbeiterInnen ist eine plötzliche Änderung von Büro auf Homeoffice eine Herausforderung für die Vorgesetzten. Daher ist es wichtig, diese auf dem Laufenden über die aktuellen Projekte bzw. den Stand der Arbeitsaufträge zu halten. Eine kurze Mail mit der Tagesplanung morgens und abends eine kurze Zusammenfassung über die Tagesaktivitäten können hier sehr hilfreich sein.
7. Mit der Familie sprechen
Manchmal etwas schwierig, trotzdem sehr wichtig. Auch für die Familie ist es eine Umstellung wenn plötzlich von zuhause aus gearbeitet wird. Hier ist es umso wichtiger klare Zeiten zu vereinbaren, wann „Arbeit“ und wann „Privat“ ist. In den Arbeitszeiten sollten Störungen nach Möglichkeit vermieden werden. Ist das klar geregelt, nimmt es sehr viel Stress für alle Beteiligten aus der Situation.
8. Erfahrungen erfragen bzw. weitergeben
In den meisten Unternehmen gibt es bereits Abteilungen oder MitarbeiterInnen die schon früher auf Homeoffice umgestellt haben. Sonst findet sich sicherlich jemand im Freundeskreis. Es macht Sinn solche „Homeoffice-Profis“ nach ihren Erfahrungen zu fragen, besonders wenn es darum geht, Herausforderungen aufgrund von innerbetrieblichen Prozessen die jetzt virtuell durchgeführt werden zu meistern. Die eigenen gesammelten Erfahrungen aus dem Homeoffice sollten auch geteilt werden, dass macht es für Einsteiger leichter.
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