War of Talents wird zum War of High Potentials

Im Rahmen eines Workshops zum Thema „Arbeitswelten – Welche Änderungen sind aktuell und welche Maßnahmen müssen für die Zukunft getroffen werden?“ diskutierten Experten und Vertreter der Leitbetriebe letzte Woche. Die Fragestellungen reichten von nachhaltigen Veränderungen durch die C-19 Krise bis hin zu den Auswirkungen davon auf Unternehmensführung, Organisation, Employer Branding, Bürogestaltung und damit verbundene rechtliche Aspekte.  

Wenig überraschend in den meisten Leitbetrieben das derzeit omnipräsente Thema Homeoffice, wobei es hier einer Differenzierung benötigt. Korrekter wäre von „Remote Working“ zu sprechen, denn das Arbeiten außerhalb des Arbeitsplatzes im Büro muss nicht zwangsläufig bedeuten, dass zuhause gearbeitet wird. Die letzten Monate haben klar bestätigt, dass Arbeitsplatz per se nichts mehr mit ausschließlich Büroräumlichkeit zu tun hat. Es kann jeder Zeit aus von jedem Ort gearbeitet werden, die technischen Voraussetzungen und Kommunikationskanäle ermöglichen dies. Dementsprechend ist ein Wandel in der Bürogestaltung die Folge, wobei sich die Fläche verkleinern wird und ein verstärktes Augenmerk auf Funktionalität und Flexibilität gelegt werden wird.

Spannend die Wortmeldung zum Thema Employer Branding. War bisher immer vom War of Talents die Rede, also der Kampf um neue MitarbeiterInnen gibt es aktuelle eine Veränderung auf dem Markt. Die Herausforderung für Unternehmen besteht nicht mehr primär darin, BewerberInnen anzusprechen, um vakante Positionen zu besetzen. Eine Auswirkung von C-19 ist ein aktuelles Überangebot an Arbeitssuchenden. Die Herausforderung besteht vielmehr darin, die guten und effizient arbeitenden MitarbeiterInnen, so genannte High Potentials, in den Unternehmen zu halten. Diese haben in einer besonders herausfordernden Zeit ihre Qualifikationen sowie Agilität und Anpassungsfähigkeit unter Beweis gestellt. Genau das sind die MitarbeiterInnen, die jedes Unternehmen haben möchte.

Die vergangenen Monate haben auch noch ein anderes Thema wieder sehr klar zum Vorschein gebracht, den Unterschied zwischen administrativen Bereichen und der Produktion in produzierenden Betrieben. Während in den Bürobereichen unterschiedlichste Maßnahmen von Social Distancing bis hin zu Homeoffice zum Schutz der MitarbeiterInnen getroffen wurden, blieben diese in den Produktionsbereich zum Teil aus. Einerseits räumlich bedingt, andererseits aufgrund der notwendigen Prozesse und Arbeitsabläufe. „Ein Mitarbeiter in der Produktionsstraße kann nicht im Homeoffice arbeiten“ – eine Aussage, die sehr gut die Situation beschreibt. Auch das Abstandhalten ist oft aufgrund der notwendigen Arbeitsschritte in der Produktion teilweise nicht möglich. Ein Umstand, der bei MitarbeiterInnen das Gefühlt Menschen zweiter Klasse zu sein nachvollziehbar aufkommen lässt.

Ebenfalls interessante Fragen auf die es derzeit noch keine allgemein gültigen Antworten gibt ist der Umgang mit Arbeitssicherheit im Homeoffice, rechtliche Grundlagen für das „Remote Working“ und natürlich auch das Thema von aktuellen Sozialleistungen wie Mitarbeiter-Restaurant mit gestützten Preisen, kostenfreies Obst, freier Kaffee usw. am derzeitigen Arbeitsplatz. Hier sind mobile Lösungen gefragt um eine Gleichstellung aller MitarbeiterInnen innerhalb eines Unternehmens, unabhängig vom gewählten Arbeitsplatz, zu erreichen.

Zielsetzung der Leitbetriebe ist es, eine Umsetzungsempfehlung zu erarbeiten.

#GemeinsamEinenSchrittVoraus – die neue Mitarbeiter-Verpflegung

Die neue Mitarbeiterverpflegung

Bei allen Vorteilen, die das Arbeiten im Homeoffice mit sich bringt, gibt es auch Nachteile. Es fehlt beispielsweise der persönliche Kontakt zu den Kolleginnen und Kollegen, auch wenn dieser in Zukunft mit mehr Distanz erfolgen wird. Kein gemeinsamer Vormittagskaffee in der Kaffeeküche, kein gemeinsames Mittagessen im Betriebsrestaurant. Apropos Betriebsrestaurant, das geht auch vielen im Homeoffice ab. Täglich selbst ein Essen kochen bedeutet einen enormen Zeitaufwand. Es muss alles Notwendige dafür eingekauft und zubereitet werden. Viele sind auf Vorkochen und Einfrieren umgestiegen, was allerdings die Frische vermissen lässt.

Mit dem Ende des Lockdowns, nimmt auch die Gemeinschaftsgastronomie wieder Fahrt auf. Doch es hat sich zusätzlich zur Einhaltung der räumlichen Distanz, die auch am Mittagstisch eingehalten werden muss, einiges geändert. Viele Produkte die früher zur Selbstentnahme zur Verfügung standen, wie z.B. Brot & Gebäck, Obst oder Kuchen gibt es nur mehr in Einzelverpackungen. Ebenso das geliebte Salatbuffet bleibt sicher noch einige Zeit durch fertig angerichtete Einzelportionen ersetzt. Der fehlende räumliche Platz führt dazu, dass die Nachfrage nach Take Away Angeboten zunimmt. Entweder, um Speisen außerhalb des Restaurants zu konsumieren, oder um diese mit nach Hause zu nehmen. Für viele MitarbeiterInnen sind, sofern die öffentlichen Restaurants ebenfalls wieder vollständig in  Betrieb sind, alternative Verpflegungsmöglichkeiten von Interesse. Beispielsweise durch die Nutzung von Verpflegungsgutscheinen durch den Arbeitgeber, die in einem Restaurant in der Nähe des Wohnortes eingelöst werden können, um auch im Homeoffice nicht auf die Serviceleistung einer täglichen Mitarbeiterverpflegung zu verzichten. Aber zurück zum Angebot im Betriebsrestaurant. Hier wird sich das Speisenangebot und die Auswahl noch mehr in Richtung Gesundheitsbewusstsein verändern. Vegetarische und vegane Optionen werden noch weiter an Bedeutung zunehmen. Ebenso Ernährungsangebote zur Unterstützung des Immunsystems und zum Aufbau der Abwehrkräfte. Globale, von Sodexo gemachte Erfahrungen, haben gezeigt, dass es Arbeitnehmer aufgrund des gestiegenen Sicherheitsbedürfnisses befürworten, wenn das firmeneigene Betriebsrestraunt die Verpflegung über den ganzen Tagverlauf abdeckt. Das würde vielen den Gang zum Bäcker oder zum Supermarkt ersparen, was wiederum das Risiko einer möglichen Infektion minimiert.

Mehr und mehr macht sich ein neuer Trend erkennbar. MitarbeiterInnen wollen gar nicht mehr zurück ins Büro, weil sie sich dort nicht sicher fühlen. Daher ist es notwendig, eine spürbar „sichere“ Arbeitsumgebung zu schaffen. Ein eigenes Betriebsrestaurant kann dafür ein wichtiger Beitrag sein. Was aber ist mit kleineren Unternehmen, die keine eigene Kantine haben? Auch diese  können ihren MitarbeiterInnen ein gesundes Mittagessen anbieten, durch eine direkte Belieferung. „Sicheres“ Essen in einer „sicheren“ Umgebung. Ein weiterer Schritt zu mehr gefühlter Sicherheit am Arbeitsplatz. 

#GemeinsamEinenSchrittVoraus – die nächsten Wellen

Vorbereitung auf Welle zwei und drei

Die anfängliche Unvorstellbarkeit eines kompletten Lockdowns ist schnell von der Realität eingeholt worden. Die wöchentlichen Pressekonferenzen der Österreichischen Bundesregierung mit den Bekanntmachungen von Sicherheitsmaßnahmen, wie dem Arbeiten von zuhause, Social Distancing und die Vertrautheit im Umgang mit Schutzmaske und Desinfektionsmitteln vor dem Eingang zum Supermarkt, sind Alltag geworden. Doch irgendwann nehmen die Neuinfektionen ab, die Restriktionen werden gelockert und andere Dinge als der permanente Gedanke vor einem Ansteckungsschutz, treten in den Vordergrund. Die Sehnsucht nach Normalität ist verständlich, birgt aber auch Gefahren mit sich.

Es ist sehr wahrscheinlich, dass wir im Laufe der nächsten 12 Monate eine zweite bzw. dritte Pandemie-Welle erleben werden. Mit dem Unterschied, dass wir uns dieser hohen Wahrscheinlichkeit bewusst sind, aus den Erfahrungen der ersten Welle lernen und uns entsprechend vorbereiten können. Das bedeutet, sich jetzt Zeit zu nehmen für Manöverkritik. Was hat gut funktioniert, was nicht. Welche Ausrüstung benötigen wir auf Lager, was hat sich als nicht notwendig herausgestellt. Viele Unternehmen haben sich einen größeren Vorrat von Schutzausrüstungen und Desinfektionsmitteln auf Lager angelegt. Andere haben ihre Notfallpläne und Krisenprozesse evaluiert und die gesammelten Erfahrungen aus der Praxis einfließen lassen. Alles sehr gute Ideen und Aktivitäten, die von Sodexo global gemachten Erfahrungen in der Beobachtung der Umgebung haben jedoch gezeigt, dass ein Faktor zentral ist. Menschen vergessen besonders unangenehme Dinge sehr schnell. Daher ist es besonders wichtig, immer wieder daran zu erinnern, dass die Pandemie noch nicht überwunden ist. Die tägliche Hygiene-Routine muss weitergeführt werden, ebenso die Einhaltung der neuen Abstandsregelungen. Ebenfalls muss an Desinfektionsintervalle in Büroräumlichkeiten gedacht werden und genügend persönliche Schutzausrüstung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf Lager liegen. Auch dann, wenn sich das Leben schon wieder allgemein normalisiert zu haben scheint. Denn weitere Wellen sind laut Experten mehr als wahrscheinlich.

#GemeinsamEinenSchrittVoraus – das neue Büro

#5 – Die neuen Arbeitsräumlichkeiten

Vor COVID-19 und dem Rückzug ins Homeoffice, war für viele Führungskräfte Anwesenheit im Büro eine Grundvoraussetzung für Leistung. Die staatlich verordnete Verlagerung von Büroräumen ins Homeoffice hat gezeigt, dass dies nicht der Fall ist. Inter-pool Immobilien hat ein interessantes Schnellscreening bei 3.000 Wiener Unternehmen mit dem Ergebnis gemacht, dass die Unternehmen sehr gut auf ein dezentrales Arbeiten vorbereitet waren. Der überwiegende Teil der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter war schon vor der Krise für das Arbeiten von zuhause gut ausgestattet. In 6 von 10 Unternehmen mussten lediglich bis zu 20% der Belegschaft technologisch nachgerüstet werden. Auf die Leistung der MitarbeiterInnen im Homeoffice befragt, bewerten knapp 70% die Leistungen ihrer MitarbeiterInnen als positiv. Etwas mehr als 40% der Unternehmen denken über eine Änderung der Nutzung ihrer derzeitigen Bürofläche nach.

Damit sind die rund 3.000 befragten Wiener Unternehmen nicht allein. Weltweit beschäftigen sich Unternehmen gerade mit den neu gewonnenen Erkenntnissen. Besonders für Unternehmen, die in Immobilien eingemietet sind, ist die Vorstellung verlockend, unnötige Quadratmeter zu reduzieren, um damit Mietkosten zu sparen. Aber nicht nur das. Die geforderten Auflagen zur Lockerung der Maßnahmen durch die Österreichische Bundesregierung sehen verschiedene Hygiene- und Sicherheitsmaßnahmen vor. Eine davon ist die Abstandsregelung. Nur jeder zweite Arbeitsplatz darf besetzt werden. Eine solche Regelung lässt sich bei einer Vollauslastung der aktuellen Büroräumlichkeiten nur durch die Anmietung von weiteren Flächen realisieren. Die kostensparende Alternative dazu ist, kurzfristig nicht alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sofort zurückzuholen, sondern noch im Homeoffice zu belassen. Die global gemachten Erfahrungen zeigen, dass Unternehmen sogar mittel- bis langfristig planen, viel mehr MitarbeiterInnen von zuhause aus arbeiten zu lassen. Dieser Trend war zwar schon früher absehbar, durch den Lockdown wurde er aber um ein Vielfaches beschleunigt. Dadurch wird sich ebenso der Bedarf nach neuen Raumkonzepten ergeben, um allen Homeoffice-MitarbeiterInnen einen Raum zu geben, wenn diese einmal doch ins Büro kommen.

#GemeinsamEinenSchrittVoraus – die neue Nähe

Die neue Definition von Nähe

Ausreichender Abstand (Empfehlung der Österreichischen Bundesregierung ist ein Mindestabstand von einem Meter) hat sich in allen Regionen der Welt als einer der wichtigsten Faktoren zur Eindämmung der Ausbreitung von COVID-19 erwiesen. In der Pre-Lockdown-Ära hatte sich die folgende Definition für Nähe auf Basis von Beobachtungen und Forschungen eingebürgert: Bis 60 cm, oder eine halbe Armlänge Abstand, war die intime Zone und nur dem Partner, der Familie oder den engsten Freunden vorbehalten. 60 cm bis 1 Meter galt als persönliche Zone, die klassische Distanzzone zu Bekannten und Kollegen. Ab 1,20 Meter sprach man von der sozialen Zone, der klassische Abstand zu Fremden.

Globale Erfahrungen haben gezeigt, dass die strikte Einhaltung von Mindestabständen Leben retten kann. Mindestens ein Meter Abstand ist ein Muss, besser noch 1,50 Meter. So einfach in der Theorie, so schwierig in der praktischen Umsetzung. Abstand wird in der Praxis selten mit Zollstock oder Maßband gemessen, sondern gefühlt. Darin liegt die Krux, denn in unserem Distanzgefühl im Umgang mit Kolleginnen und Kollegen sind wir im Kopf noch immer in der „ehemaligen“ persönlichen Zone, also oft weit unter einem Meter. Es ist daher besonders wichtig, immer wieder an die tatsächlich notwendige Distanz zu erinnern. Dies funktioniert in klassischen Wartebereichen wie beispielsweise vor der Kasse im Supermarkt durch die Verwendung von Abklebebändern und Hinweistafeln recht gut.

Wie lässt sich das aber in einer Bürosituation darstellen?

Im Eingangsbereich beispielsweise wird das durch die Verlängerung der Schließintervalle bei elektronischen Türen oder Schranken geregelt. In Personenaufzügen durch die Limitierung der Personenanzahl in der Kabine und entsprechenden Platzierungspunkten auf dem Boden, zum Beispiel ein rotes Kreuz mit dem Zusatz „Bitte hier stehen“. In Großraumbüros durch die Sperrung jedes zweiten Arbeitsplatzes. In Besprechungsräumen durch die Entnahme jeder zweiten Sitzgelegenheit und einer maximalen erlaubten Personenanzahl im Raum. Ähnlich kann auch in Sozialräumen, wie Teeküchen oder gemeinschaftlich genutzten Küchen, verfahren werden. In Herrentoiletten sollte jedes zweite Urinal gesperrt werden., In Damentoiletten wird die Anzahl der gleichzeitig im Raum befindlichen Personen limitiert. In Umkleideräumen wird beispielsweise durch das Auseinanderrücken von Spinden eine nötige Distanz erreicht. Als hilfreiche Gedankenstütze haben sich auffällig platzierte Erinnerungsschilder oder auch Plakate an Türen oder exponierten Stellen erwiesen.

#GemeinsamEinenSchrittVoraus – das neue Gesundheitsbewusstsein

Das neue Sicherheits- und Gesundheitsbewusstsein

Eine großflächige Verbreitung einer Virusinfektion im Ausmaß einer COVID-19-Pandemie ist kein alltägliches Ereignis. Sie kam überraschend und führte zu einer Veränderung des Sicherheits- und Gesundheitsbewusstseins. Wir sind uns unserer Verwundbarkeit bewusst geworden. Dadurch wird einerseits der Anspruch an Arbeitgeber wachsen, ein sicheres und virenfreies Umfeld zu schaffen, in dem man sich bedenkenlos bewegen kann. Andererseits ändert sich aber auch die Betrachtungsweise der persönlichen, individuellen Gesundheit. Themen wie gesunde und richtige Ernährung, persönliche Präventivmaßnahmen zum Schutz der eigenen Gesundheit, oder auch die mentale Belastung in Krisenzeiten werden aktueller. Dies haben kürzlich von Sodexo gemachte Erfahrungen aus aller Welt gezeigt.

Sicherheitsbewusstsein

Eine Virusinfektion wie COVID-19 kann in allen Bereichen – sei es in Bereichen der Produktion, der Dienstleistung oder Verwaltung – die gleichen ernsthaften Konsequenzen mit sich bringen. Wie die von Sodexo gemachten globalen Erfahrungen zeigen, führt das zu einer gesteigerten Sensibilität hinsichtlich der Präventivmaßnahmen durch Arbeitgeber. Hier hat ein massives Umdenken stattgefunden. War bisher eher in Produktionsbereichen Arbeitssicherheit ein Hauptthema, wurde dieses Thema in einem Büroumfeld zwar wahrgenommen, aber nicht als oberste Priorität gesehen. Der Grund liegt in den gesundheitlichen Auswirkungen bzw. Folgen von Arbeitsunfällen. Während in Produktionsbereichen Unfälle oft mit schweren oder sogar tödlichen Verletzungen enden können, beschränkte sich das Ausmaß in einem Büro in der Regel auf leichte Folgen. Das hat sich jetzt massiv geändert, es kann jeden überall treffen. Um dem gesteigerten Bedürfnis nach Sicherheit vor Infektionen nachzukommen, empfiehlt es sich, sehr pro-aktiv und plakativ, verschiedene Sicherheitsvorkehrungen, wie z.B. Desinfektions-Stationen, Informationsplakate zum Thema etc. zu treffen. Der Stellenwert von Arbeitssicherheit muss in Anbetracht von COVID-19 im Büroalltag noch weiter erhöht werden. Abgesehen von der Sicherstellung der Hygiene im Arbeitsumfeld, fallen darunter auch Sicherheitsmaßnahmen gegenüber Personen/MitarbeiterInnen von externen Firmen. Unternehmen in China setzen verstärkt auf „Sicherheitsbarrieren“, das heißt, vor dem Betreten von Arbeitsbereichen wird die Körpertemperatur gemessen, das Tragen von Schutzmasken ist Pflicht. Den Sicherheitsfachkräften kommt dementsprechend eine viel größere Verantwortung zu. Die Sicherheitsfachkräfte werden somit zu einer Schlüsselposition. Achtung: Bevor Maßnahmen wie die Messung der Körpertemperatur eingeführt werden, sollten diese von einem Juristen geprüft werden. COVID-19 hebelt den Datenschutz nicht aus.

Gesundheitsbewusstsein

In einem ähnlichen Ausmaß steigt auch das persönliche Gesundheitsbewusstsein. Gefördert wird das durch den aktuellen, stark von den Medien unterstützten, öffentlichen Diskurs in Europa. Durch einen teilweise längeren Aufenthalt im Homeoffice, verändern sich auch die Tagesroutinen und viele nehmen sich mehr Zeit, über ihre Gesundheit nachzudenken. Dabei spielt die Ernährung eine große Rolle. Viele ArbeitnehmerInnen wollen durch die Ernährung einen positiven Betrag zu ihrer Gesundheit beitragen. Diese Erwartungshaltung bleibt aufrecht und wird enttäuscht, wenn am Arbeitsplatz keine Möglichkeit zu einer gesunden und ausgewogenen Ernährung geboten wird. Das gilt auch für entsprechende sonstige Angebote, die physische und mentale Gesundheit zu unterstützen.

Fazit: Globale Erfahrungen von Sodexo haben gezeigt, dass besonders in Zeiten nach dem Lockdown intensiv über alle relevanten Themen rund um den Schutz der Gesundheit und die Sicherheit am Arbeitsplatz mit den Arbeitnehmern kommuniziert werden muss. Je proaktiver und intensiver die Kommunikation stattfand, z.B. durch regelmäßige Beiträge im Intranet, Informationsplakate, Hinweisschildern etc., desto besser fühlten sich die Arbeitnehmer abgeholt und in ihren Bedenken ernst genommen.

#GemeinsamEinenSchrittVoraus – Die neue Sauberkeit

“New Ways Of Working” in der Post-COVID-19-Shutdown-Ära – globale Erkenntnisse und die Ableitungen für Österreich.

Während Österreich im März 2020 voll von der COVID-19-Pandemie getroffen wurde, hatten andere Regionen dieser Welt die erste Welle bereits hinter sich. Sodexo ist ein weltweit führender Anbieter von „Quality of Life Services“, sprich u.a. in den verschiedensten Bereichen des Facility Management sowie der Gemeinschaftsgastronomie in beispielsweise Wirtschaftsunternehmen, Behörden und Krankenanstalten, tätig. Dadurch waren und sind wir weltweit immer an vorderster Front tätig.

Unsere globalen Erfahrungen zu COVID-19 bieten uns die Möglichkeit, einen Schritt voraus zu denken und mögliche Ableitungen für Österreich für die Zeit nach dem Lockdown und die daraus resultierende nächste Phase der Pandemie herzustellen. Welche Themen hier aus unserer Sicht in Zukunft zentral sein werden, finden Sie auf unserem workplace.blog.

Die neue Sauberkeit

Ein staubfreies Büro, Schreibtische ohne Kaffeeflecken und wohlduftende Toiletten – das war lange Zeit das allgemeine Verständnis von Sauberkeit am Arbeitsplatz. Dementsprechend wurde der Reinigung nicht viel Beachtung geschenkt. Wie wichtig die richtige Hygiene ist, kann als durchgängige Erfahrung aus allen Regionen der Welt, die mit COVID-19 zu tun hatten, berichtet werden. Sowohl die persönliche Hygiene, als auch die sachgemäße Desinfektion von Räumen und Objekten, werden als zentrales und wirkungsvolles Instrument zur Eindämmung einer Pandemie angesehen. Man sollte meinen, dass dies ohnehin keine neue Erkenntnis bzw. ein neuer Standard ist. Dennoch hat es den Anschein, dass dieses einfache Prinzip in den letzten Jahren in der westlichen Wohlstandsgesellschaft etwas in Vergessenheit geraten ist.

Auch in der Zeit nach dem Lockdown wird uns das Thema Hygiene und Desinfektion überall begleiten. Neben regelmäßigen vorbeugenden und nachsorglichen Desinfektionsmaßnahmen in Arbeitsbereichen, wird besonders die persönliche Hygiene eine wichtige Rolle in unserem Alltag spielen. An das Erscheinungsbild von Handdesinfektionsmittelspendern in Eingangsbereichen und Do-It-Yourself-Desinfektionsboxen auf Schreibtischen, werden wir uns gewöhnen müssen. Bei der Desinfektion von Büroflächen geht es in erster Linie darum, einer Kreuzkontamination nach Möglichkeit vorzubeugen. Das Konzept dazu klingt einfach, die Durchführung ist jedoch aufgrund des Faktor Mensch manchmal schwierig. Die Idee ist, eine „sichere“ (also virenfreie) Zone zu schaffen. Das ist der Arbeitsplatz. Die Grundlage dafür ist eine gründliche Basisdesinfektion aller Oberflächen. Der Desinfektionsgrad wird durch eine regelmäßige Nach-Desinfektion sichergestellt. Weiters ist der Wechsel der Lüftungsfilter sowie ein permanenter Luftaustausch über die Klimaanlage zu empfehlen. Vor dem Eintritt in die „sichere“ Zone sollte eine Sicherheitsbarriere geschaffen werden, damit keine Einschleppung von Viren von außen ermöglicht wird. Das heißt, jeder muss vor dem Betreten der „sicheren“ Zone eine Routine durchlaufen und sich die Hände desinfizieren und eine Schutzmaske aufsetzen. Um eine Übertragung der Viren durch Gegenstände zu vermeiden, sollten mitgebrachte Dinge wie z.B. Taschen, Bücher oder Laptops ebenfalls desinfiziert werden. Es empfiehlt sich daher, an neuralgischen Punkten, wie z.B. Eingängen oder Wartezonen im Empfangsbereich, Hygiene-Stationen mit einem Spenderautomat zur Handdesinfektion, Flächendesinfektionsmittel in einer Sprühflasche und Einwegwischtüchern bereitzustellen.

Noch ein Wort zum Faktor Mensch. Globale Erfahrungen haben gezeigt, dass sich nach einer Rückkehr zu einer Normalität im Arbeitsalltag auch eine gewisse Schlampigkeit in Punkto persönlicher Hygiene einstellt. Gerade lästige Routinen werden dann „vergessen“. Genau aus diesem Grund ist es sehr wichtig, immer wieder auf das Thema aufmerksam zu machen und zu sensibilisieren. Gute Erfahrungen wurden hier mit Hinweisschildern, Aushängen und Plakaten gemacht. Ebenfalls wurden Vorgesetzte angehalten, bei ihren Tagesbesprechungen oder Meetings immer vorweg kurz über das Thema Hygiene zu sprechen.

Ab jetzt Homeoffice – ok, und was dann? Tipps für Homeoffice-Anfänger.

Außergewöhnliche Umstände verlangen nach außergewöhnlichen Maßnahmen. Viele ArbeiternehmerInnen stehen jetzt vor der Herausforderung, ihren Arbeitsalltag im Homeoffice zu meistern. Ein paar Tipps für Homeoffice-Anfänger.

Grundsätzlich einmal vorweg: Von heute auf morgen auf Homeoffice umzusteigen stellt eine große Veränderung da. Das Arbeitsumfeld ändert sich komplett, ebenso die gewohnten Abläufe und Prozesse. Deshalb ist es wichtig, sich dieser Tatsache bewusst zu werden und sich neu zu organisieren – vergleichbar mit einem neuen Job.

1. Arbeitsumfeld organisieren und ordnen
Der erste Schritt sollte sein, sich sein Arbeitsumfeld zu organisieren bzw. zu ordnen. Ob eigenes Privat-Büro (optimal) oder Küchentisch – es muss der Ort definiert werden, an dem zukünftig gearbeitet wird. Und so wie am Arbeitsplatz in seinem Unternehmen sollte auch hier ein „Arbeitsmodus“ herrschen. In vielen Fällen werden sich die Arbeitsmittel auf eine Laptop und ein Mobiltelefon beschränken. Richten Sie also ihren Arbeitsplatz daheim so praktikabel wie möglich ein. Auch zuhause sollte darauf geachtet werden, dass der Arbeitsplatz gut beleuchtet ist und eine aufrechte Sitzposition möglich ist.

2. Den Arbeitstag strukturieren
So wie in einem Unternehmen sollte auch im Homeoffice der Tagesablauf strukturiert sein. Wann fange ich an, wann habe ich meine Pause und wann endet mein Arbeitstag. Welche Termine habe ich, welche Abgabefristen. Wichtig dabei ist, die Kollegen und Vorgesetzten diesbezüglich auch zu informieren. Darum ist es sehr wichtig, den eigenen bzw. elektronischen Kalender immer aktuell zu halten.

3. Skye ist kein persönliches Gespräch
Viele Meetings werden in diesen Tagen per Skype, MS Teams oder Telefon gemacht. Nicht immer ist dabei eine Kamera in Verwendung, besonders dann nicht, wenn die Internet Bandbreite zuhause nicht so optimal ist. Während bei einem persönlichen Gespräch ich die Mimik und Gestik meines Gegenüber sehen und deuten kann, ist das teilweise virtuell nicht möglich. Daher sollten im Gespräch immer wieder Fragen nach dem Verständnis gestellt bzw. verbal Zustimmung oder ggf. auch Ablehnung gezeigt werden. Wichtig bei der zeitlichen Planung: Für virtuelle Besprechungen braucht es sehr viel Konzentration. Kein Skype oder Teams-Meeting sollte daher länger als 60 bis 90 Minuten dauern. Und wenn, dann alle 45 Minuten zumindest 5 Minuten Pausen fix einplanen.

4. Kontakt halten
Nicht nur Sie, sondern auch die KollegInnen sind ggf. das erste Mal im Homeoffice. Während man sich in der Firma z.B. bei der Kaffeemaschine trifft, muss im virtuellen Büro ein Treffen organisiert werden. Spezielle in der ersten Umstellungsphase ist es hilfreich, regelmäßige kurze virtuelle Morgenmeetings oder einen Tagesabschluss-Rundruf zu einer fixen Zeit zu machen. Dabei können Arbeitspakete besprochen werden, diese dienen aber auch dazu den persönlichen Kontakt zuhalten.

5. Pausen machen
Auch im Homeoffice gilt es, regelmäßige Pausen zu machen um die Konzentration aufrecht zu erhalten. Ebenfalls sollte die Mittagspause genutzt werden um sich zu erholen. In den Pausen ist Bewegung angesagt, am besten in Verbindung mit frischer Luft.

6. Vorgesetzte auf dem Laufenden halten
Genauso wie für MitarbeiterInnen ist eine plötzliche Änderung von Büro auf Homeoffice eine Herausforderung für die Vorgesetzten. Daher ist es wichtig, diese auf dem Laufenden über die aktuellen Projekte bzw. den Stand der Arbeitsaufträge zu halten. Eine kurze Mail mit der Tagesplanung morgens und abends eine kurze Zusammenfassung über die Tagesaktivitäten können hier sehr hilfreich sein.

7. Mit der Familie sprechen
Manchmal etwas schwierig, trotzdem sehr wichtig. Auch für die Familie ist es eine Umstellung wenn plötzlich von zuhause aus gearbeitet wird. Hier ist es umso wichtiger klare Zeiten zu vereinbaren, wann „Arbeit“ und wann „Privat“ ist. In den Arbeitszeiten sollten Störungen nach Möglichkeit vermieden werden. Ist das klar geregelt, nimmt es sehr viel Stress für alle Beteiligten aus der Situation.

8. Erfahrungen erfragen bzw. weitergeben
In den meisten Unternehmen gibt es bereits Abteilungen oder MitarbeiterInnen die schon früher auf Homeoffice umgestellt haben. Sonst findet sich sicherlich jemand im Freundeskreis. Es macht Sinn solche „Homeoffice-Profis“ nach ihren Erfahrungen zu fragen, besonders wenn es darum geht, Herausforderungen aufgrund von innerbetrieblichen Prozessen die jetzt virtuell durchgeführt werden zu meistern. Die eigenen gesammelten Erfahrungen aus dem Homeoffice sollten auch geteilt werden, dass macht es für Einsteiger leichter.
 

 

Hack your company culture – Inspiration #3 – Wertschätzung

Wertschätzung in der Firma ist jetzt „feel good“. So betitelte DER STANDARD ein Interview mit Michael Freitag zum Thema Wertschätzung MitarbeiternInnen gegenüber. Daraus ein Ausschnitt.

[…] Schon sehr lange ist bekannt, dass Wertschätzung weder täglich abzuhakendes To-Do noch antrainierte Methode, sondern aus innerer Haltung gespeistes und im Außen erlebbares Verhalten als Mensch mit echtem Interesse anderen Menschen gegenüber ist. Jetzt kommt noch etwas dazu: das Vermitteln vom Sinn in der Arbeit, die Antwort auf die Frage „why?“. Warum ist gerade ein Wertschätzungshype im Gange? […] Dazu Michael Freitag, CEO und Country President von Sodexo: „Es ist schwieriger, die richtigen Talente zu finden und zu halten. Die Attraktivität als Arbeitgeber ist das große Thema. Kundenseitig ist die Relevanz klar: Es macht einen Unterschied, ob der Mitarbeiter, der Essen ausgibt, lächelt, weil er gerne arbeitet und weiß, warum, oder eben nicht. Die Motivation der Mitarbeiter ist heute auch eine andere, das liegt wesentlich an den Jungen, an der demografischen Kurve. Ein Firmenauto in guter Ausstattung inklusive Privatnutzung – das reicht heute nicht. Es muss zumindest elektromobil sein oder die Jahreskarte für die Öffis. Für viele geht es heute überhaupt um etwas anderes, um mehr als monetäre Dinge. Um Zeit, sich zu entwickeln, etwa. Um die erlebte Möglichkeit, gesund zu arbeiten. Es wird individueller.“

47 Postings und Kommentare waren die Reaktion auf das gesamte Interview, nachzulesen unter https://www.derstandard.at/story/2000114239991/wertschaetzung-in-der-firma-ist-jetzt-feel-good. Der mehrheitliche Inhalt: Entweder ist das Thema Wertschätzung der MitarbeiterInnen noch gar nicht in den Führungsetagen angekommen oder es wird zwar viel besprochen aber überhaupt nicht gelebt. Hier ist jetzt Mut zur Wahrheit und zu wirklichem Veränderungswillen gefragt.

Unser Tipp: Die „Praxis Pur“ – Workshop Sessions beim Corporate Culture Jam am 6.5.2020 in der Ankerfabrik. Mehr dazu auf www.corporate-culture-jam.at.

Hack your company culture – Inspiration #2 – Wo sind die Einhörner?

Karin Bauer schreibt in ihrer Kolumne unter dem Titel „Erschöpft von der Jagd nach dem Einhorn“ erschienen im STANDARD Ausgabe 1./2. Februar 2020: „Es klingt so unwiderstehlich, einfach paradiesisch: Die neue Arbeitswelt ist getragen von zwei Ps (Purpose & Passion), von Sinn und Leidenschaft … Unternehmen tun in ihrer Arbeitgeberwerbung so, als würden sie sich selbst genau um diese Ansprüche herum neu stricken und garnieren da noch mit spannenden Aufgaben und der großen Gestaltungsmacht im Zentrum der Digitalisierung für Software-Leute. Ein einziger riesiger Wald voller Einhörner für jede und jeden. Und alle suchen sie und strengen sich wirklich an, noch mehr Qualifikationen und Ausbildungen zu machen, um diese Einhörner auch endlich zu finden. Tatsächlich zerbrechen ganze Kohorten der sogenannten Millennials gerade auf dieser Jagd“.

Sind wir doch einmal ehrlich und haben Mut zur Wahrheit. Ist nicht vieles in der neuen Arbeitswelt eher ein buntes Marketing-Bild zur farbenfrohen Unterstützung des Employer-Branding? Und welchen Zweck hat das, wenn dann die jungen Talente eingefangen sind und nach der ersten Arbeitswoche frustriert nicht mehr kommen, weil die Realität ganz anders aussieht? Dazu noch einmal Karin Bauer in ihrer Kolumne: „Große Enttäuschung bildet sich in Umfragen (etwa von Deloitte) international in der Generation der rund 30-Jährigen ab, weil das, was versprochen wurde, nicht auffindbar ist.“

Versprechen an die MitarbeiterInnen sind genau so zu sehen wir die an KundInnen. Wer nicht hält was er verspricht wird unglaubwürdig.

Unsere drei Tipps dazu:
– Schlüssige und ganzheitlich gedachte Konzepte statt Schnellschüsse und Einzelaktionen. Das dauert zwar manchmal länger, weil vorher mehr gedacht werden muss, ist aber viel Nachhaltiger.

– Lieber weniger, dafür aber richtig. Statt bei jedem Trend mitzumachen auf Themen fokussieren, die für die MitarbeiterInnen tatsächlich wichtig sind und diese in ihrem Arbeitsalltag unterstützen, wie z.B. eine gesunde Verpflegung oder ein sauberer Arbeitsplatz.

– Erst die Basics erledigen, das ist die wichtigste Grundlage. Dazu muss man aber wissen, was die MitarbeiterInnen wirklich benötigen. Also Hand aufs Herz, wann haben Sie das letzte Mal eine Mitarbeiterbefragung gemacht?

Literaturtipps:
– KarrierenStandard als Druckmedium oder E-Paper – immer lesenswert
– Whitepaper von epunkt: „Was Mitarbeiter wirklich wollen“ zu beziehen über http://www.epunkt.com

Genüsslich die Gesundheit fördern – gutes Essen als Prävention!

Der Fehlzeitenreport bringt es auf den Punkt: Im Schnitt sind die österreichischen ArbeiternehmerInnen 13 Tag krank (Stand 2018). Abgesehen von den Unannehmlichkeiten für die Erkrankten hat das einen immensen Einfluss auf die Produktivität von Unternehmen und damit auf die Volkswirtschaft. Ursachenforschung wird schon seit längerem betrieben, dabei haben sich vier große Gruppen heraus kristallisiert: Herz-Kreislauf-Erkrankungen, Erkrankungen der Atemwege, physische Überbelastung und Muskel-Skelett-Erkrankungen. Welche präventiven Maßnahmen können Unternehmen also setzten um dem gegenzusteuern?

Im Rahmen der Betrieblichen Gesundheitsförderung (BGF) konzentrieren sich viele Unternehmen darauf, ein gesundes Arbeitsumfeld zu schaffen. Eine zentrale Rolle spielt dabei das Mitarbeiter-Restaurant. Durch eine ausgewogene Ernährung kann die Gesundheit aktiv unterstützt werden, das ist natürlich der augenscheinlichste Aspekt. Das Restaurant ist aber auch ein zentraler Ort des Austausch und der Kommunikation, schließlich gehen fast alle MitarbeiterInnen zumindest einmal pro Tag dort hin. Es lassen sich also hier hervorragend Marketingbotschaften die Gesundheit betreffend platzieren und kommunizieren.

Speziell in Produktionsbetrieben spiegeln sich lieb gewonnene Gewohnheiten und Traditionen sehr oft auf dem Speiseplan wieder. Regionale Spezialitäten und traditionelle Gerichte stammen zumeist aus einer Zeit, wo der Alltag von schwerer körperlicher Arbeit dominiert und ein entsprechender Kalorienbedarf notwendig war. Das passt aber nicht mehr in den heutigen Arbeitsalltag. Um jetzt einen Umgewöhnungsprozess zu starten können unterschiedliche Wege eingeschlagen werden. Auf einigen Speiseplänen tauchen plötzlich grün, gelb und rote Punkte auf. Analog zur Verkehrsampel werden vermeintlich „ungesunde“ Speisen rot (also stopp, nicht essen!) und „gesunde“ Speisen grün (diese essen!) markiert. Damit soll das schlecht Gewissen angesprochen werden.

Eine bessere Methode folgt dem Motto „verführen statt belehren“ und setzt gezielt auf ein besonders attraktives Angebot von nachhaltigen und die Gesundheit fördernde Optionen. MitarbeiterInnen werden somit motiviert, von sich selbst auf diese Alternativen zu greifen. Ein gutes Beispiel dafür ist das Konzept Peter + Silie, welches von Sodexo zusammen mit Roland Trettl entwickelt wurde. Alle Gerichte sind vegetarisch oder vegan, zeichnen sich durch eine besonders attraktive Zusammenstellung von Zutaten aus, und werden auffallend und ansprechend angerichtet bzw. präsentiert. Erfahrungen aus sehr traditionellen Produktionsbetrieben haben gezeigt, dass dieses Konzept funktioniert und der Anteil an konsumierten Gerichte stetig steigt.

Ebenfalls schon ein Muss in jedem modernen Mitarbeiter-Restaurant ist das Salatbuffet. Eine aktuelle Weiterentwicklung ist die Inszenierung von Frische um noch mehr Aufmerksamkeit zu erreichen. Neben der klassischen Auswahl an Rohkostsalaten werden auch Salatkompositionen angeboten. Diese werden frisch vor den Augen der Gäste zubereitet und z.B. auf besonderem Geschirr angerichtet. Dabei wird über die Herkunft der Produkte und deren positiven Auswirkungen auf die Gesundheit informiert.

Hack your company culture – Inspiration # 1 – get the flow

Am 5. und 6. Mai 2020 findet der nächste Coporate Culture Jam in der alten Ankerfabrik in Wien statt. Diesjähriges Motto: MUT – Treibstoff der Transformation || Hack your culture – mutige Wege in das Neue!Wie mutig müssen wir auf allen Ebenen im Unternehmen sein, damit Transformation gelingt? Welche „culture hacks“ können uns dabei helfen, das Alte loszulassen und uns in das Neue zu wagen? Sodexo Österreich nimmt auch dieses Jahr am Jam Teil. Im Vorfeld dazu 10 Inspirationen für mehr Veränderung, Transformation und Agilität in der Unternehmenskultur.

Brother Europe International veröffentlichte unlängst eine umfangreiche Studie zum Thema Arbeitsplatz der Zukunft. Isao Noji, Chairman & Managing Director, schreibt darin im Vorwort: „Gesellschaft, Technologie und Designinnovationen beeinflussen nicht einfach die Art, wie wir arbeiten – sie verändern die DNA der gesamten Arbeitswelt grundlegend.“ In der DNA wird das Erbgut, also die Vergangenheit, gespeichert. Für Unternehmen auf dem Transformationsweg zu mehr Agilität kann das durchaus zu einem Hindernis werden. Aber deshalb gleich die gesamte Unternehmens-DNA wegwerfen? Nein, ganz im Gegenteil. Werte spielen heute wieder eine ganz große Rolle, und viele sind als essentieller Teil in die DNA von Unternehmen eingebettet. Besser ist es da, mit eine „DNA Schere“ die bremsenden und hindernden Teile zu entfernen ohne die wertvollen Teil zu beschädigen. Die Herausforderung liegt darin, Hinderndes und Wertvolles zu identifizieren.

In der Studie von Brother werden drei große Säulen für die Transformation von Unternehmen genannt:
– Die Evolution der Arbeitskultur: Kreativität und Kollaboration
– Die technologische Revolution: Produktivitätspotentiale erschließen
– Konzept, Gestaltung, Umfeld – der nahtlose Arbeitsplatz der Zukunft

Um ein Unternehmen bereit für einen Transformationsprozess zu machen muss es in den richtigen „Flow“ kommen. Was bedeutet das? Alle Stakeholder in einem Unternehmen müssen vor Beginn des Change-Prozess eingenordet werden, um das gleiche Verständnis für die Notwendigkeit der Veränderung zu bekommen. Dabei spielt die tatsächliche Überzeugung eine entscheidende Rolle für einen gesicherten Erfolg. Beides, Verständnis und Überzeugung, lassen sich nur durch sehr viel Interaktion und Kommunikation erreichen. Je mehr alle Stakeholder in den Prozess von Anfang an eingebunden werden, je stärker wird dieser mitgetragen. Das mag länger dauern und mehr Aufwand bedeuten, die große Anzahl an erfolgreichen Unternehmenstransformationen belegen aber den Erfolg. Denn diese haben alle eines gemeinsam, sie sind diesen Weg gegangen.

Aber zurück zum „Flow“. Sehr oft wird im Zusammenhang von Transformation von der „Start-Up Mentalität“ gesprochen, gerne der Vergleich von Schnellboot und Tanker verwendet. Historisch gewachsene Unternehmen sind oft behäbiger und schwerfälliger (also Tanker), Start-Ups sind dynamisch und agil (also Schnellboote). Grundlage für diese Dynamik sind flache Hierarchien, schnelle Entscheidungen, extreme Flexibilität, sehr viel Kreativität und vor allem ein stetiges Miteinander mit dem gleichen Ziel vor Augen. Kollaboration im besten und reinsten Sinne, genau das ist der „Flow“. Eine Annäherung an diesen Zustand in großen Unternehmen vor dem Aufbruch in die Transformation muss die Zielsetzung sein.

Dazu ein weiteres Zitat aus der Arbeitsplatz-Studie von Brother Europe International: „Pflegen Sie die richtige Kultur. Um den digitalen und betrieblichen Wandel erfolgreich zu bewältigen, muss Ihr Unternehmen eine Kultur entwickeln, die sich in Menschen verkörpert – nicht in Dokumenten, Gebäuden oder Prozessen. Ihre Unternehmenskultur muss überzeugend und bereichernd sein, und sie muss inklusiv genug sein, um Menschen im Alter von 20 bis zu 70 Jahren gleichermaßen ihr Bestes zu entlocken. Um eine solche Unternehmenskultur zu entwickeln, zu kommunizieren und zu verankern, benötigen Sie Qualitätsmanager mit exzellenten Führungsqualitäten und großer sozialer Kompetenz. Mit dem richtigen Team kann Ihr Unternehmen eine inklusive und flexible, vielfältige und nicht-hierarchische Kultur schaffen, gestützt auf exzellente Verhaltensrichtlinien.

Unsere 3 Inspirations-Tipps zum Schluss:
– Nutzen Sie interaktive Formate wie Workshops oder Design Thinking Sessions um alle Stakeholder abzuholen.
– Der Weg ist das Ziel! Eine 100%ige Umsetzung eines großen Transformationsprozess wird selten gelingen, besser ist es über die bestmögliche Annäherung als Zielsetzung nachzudenken.
– Warum das Rad immer neu erfinden. Profitieren Sie von den Erfahrungen anderer, z.B. beim Corporate Culture Jam.

Literaturtipps:
Arbeitsplatz der Zukunft – Eine Studie von Brother (www.brother.de)
Workplace Study (www.sodexo.com)


Coffee is the hero – spannende Kaffee-Trends in 2020!

Was wäre der Montagmorgen ohne einen frischen Espresso, Cappuccino oder Caffè Latte? Gute Kaffee ist aus unserem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken, besonders nicht in den neuen Arbeitswelten. Hier geht der Trend eindeutig weg von der „anonymen“ Kaffeeküche mit einem Kaffeevollautomaten hin zu einer zentralen Barista-Kaffeebar. Nicht nur das dort Kaffeekultur zelebriert wird, sie ist auch der zentrale Treffpunkt und ein Ort der Kommunikation und des Austausches. Um bei den Trends zu bleiben, da kommen spannende Zeiten auf Kaffeeliebhaber zu. Grundsätzlich vorausgeschickt, eines wird sich auch in Zukunft nicht verändern. Der Anspruch an höchste Kaffeequalität bleibt, aber nicht ohne kritisch zu hinterfragen, wie und wo dieser angebaut wurde. Fair Trade und nachhaltiger Anbau werden schon jetzt als selbstverständlich vorausgesetzt. Als neues Thema kommt die nachhaltige Verpackung dazu, also Verzicht auf nicht abbaubare Verbundstoffe oder Folie.

Ganz spannende Trends werden uns demnächst aus den USA erreichen, wo Kaffeekultur gerade einen absoluten Hype erlebt. Neben warmen Kaffee-Spezialitäten kündigt sich eine Welle von Neuheiten für den Sommer an. Mischgetränke wie Kaffee & Cola oder Kaffee Spritzer. Hier wird kaltgebrühter Kaffee mit Cola oder Sodawasser zu Erfrischungsgetränken gemischt. Als neue Zubereitungsmethode kommt „snappchilled“. Während kalt gebrühter Kaffee meist am Vortag angesetzt wird, längere Zeit für die Zubereitung benötigt und andere Aromen freisetzt, wird mit der „snappchilled“ Methode heißer Kaffee schnell herunter gekühlt. Somit fängt man die Aromen des Heißbrühens ein und hat trotzdem ein kühles Erfrischungsgetränk.

Auch der Gesundheitstrend macht vor dem Kaffee nicht halt. Während Milch-Alternativen wie Soja- oder Hafermilch schon weit verbreitet sind, sind neue Varianten wie Cashew-, Reis-, Kokosnuss-, Haselnuss-, Macadamia- und Erbsen-Milch als neuer Trend zu erwarten. Kaffee wird aber durch Beigabe von unterschiedlichen Zutaten auch zum Super-Food-Drink. Hier kündigen sich Kreationen wie Pilz-Kaffee, Maca-Latte (Maca ist eine Wurzelknolle aus den peruanischen Hochlagen der Anden) oder Kollagen-Cremer an. Durch diese Getränke soll der Stoffwechsel angeregt und das Immunsystem gestärkt werden.

Keine große Neuheit ist, dass zunehmend jüngere Konsumenten gerne zu Kaffee als Alternative zu Energy-Drinks greifen. Daher wird sich die Auswahl an fertigen Coffee-Drinks in Dosen bzw. Flaschen in der nächsten Zeit erweitern.

Um für alle Fälle (oder Trends) gerüstet zu sein, hat sich auch einiges bei den Kaffeemaschinen getan. Neuester Trends ist die Modbar des italienischen Herstellers La Marzocco. Hier sind in eine Arbeitsplatte unterschiedliche Geräte für verschiedene Zubereitungsmethoden verbaut, wobei die dazu notwendige Technik dazu unter der Arbeitsplatt quasi optisch verschwindet. Das Ergebnis ist die Konzentration auf das Wesentliche – den Kaffee.

Services – der Schlüssel zum Erfolg jedes Work-Cafés

Primäre Themen beim Work-Café sind natürlich Raum in Verbindung mit einem gastronomischen Angebot. Dabei geht es in erster Linie um Mitarbeiterrestaurants und spezifischer um das Thema Kaffee in einer Café-Umgebung. Allerdings gibt es noch weitere Services, die nicht außer Acht gelassen werden sollten und die dazu beitragen, die Nutzungsqualität des Work-Cafés zu erhöhen.

Die klassische Unterhaltsreinigung trägt maßgeblich dazu bei, dass sich die MitarbeiterInnen in ihrer Arbeitsumgebung wohl fühlen. In den meisten Unternehmen beruht die Reinigung auf einem starren Leistungsverzeichnis und Raumbuch, d. h. es wird eine feste Zeit und ein fixer Umfang für die Reinigungsmaßnahmen festgelegt. Bei der klassischen starren Reinigungsorganisation kann es daher zu ungewünschten Interaktionen kommen. Das Raumkonzept Work-Café hingegen ist multifunktional und damit sehr flexibel angelegt. Hier hat sich das sogenannte Housekeeping-Konzept als sehr positiv und unterstützend erwiesen. Ähnlich der Reinigungsorganisation in einem Hotel werden die notwendigen Arbeiten individuell ausgeführt und an die Nutzung angepasst. Statt nach einem starren Zeitplan wird situationsbedingt und flexibel gereinigt. Das ist besonders bei einer multifunktionalen Nutzung von Mitarbeiterrestaurants wichtig, da nach der Mittagszeit die Tische und Sitzgelegenheiten unbedingt gereinigt werden müssen, um die anschließende Nutzung als Coworking-Bereich zu ermöglichen. Dies erfordert allerdings eine personelle und auch organisatorische Umstrukturierung. Dabei ist digitale Unterstützung besonders sinnvoll. Beispielsweise informieren Frequenzsensoren in den Waschräumen über die aktuelle Auslastung und die damit verbundene Notwendigkeit einer Reinigung. Anwesenheitssensoren messen die Nutzung von Besprechungsräumen und helfen bei der Optimierung – es werden punktuell nur jene Räume gereinigt, die auch benutzt wurden.

Das Work-Café in seiner vollen Multifunktionalität kann auch als zentraler Hub für unterschiedlichste Belange der Mitarbeiter/-innen dienen. Sehr nützlich ist hier beispielsweise ein Concierge-Service: Eine zentrale Anlaufstelle kümmert sich um Reisebuchungen, kleinere oder größere Besorgungen, nimmt Pakete von Versanddiensten für die MitarbeiterInnen entgegen oder organisiert den vergessenen Blumenstrauß für das Mitarbeiterjubiläum. Je nach örtlichen Gegebenheiten kann der multifunktionale Hub weitere Dienstleistungen wie IT-Services, Wäscheservice oder Mobilitätsdienstleistungen zentral anbieten bzw. durchführen.

Ein Work-Café mit einer zentralen Kaffeebar als Mittelpunkt eignet sich zudem sehr gut für die Abwicklung des gesamten Besuchermanagements. Ähnlich einer Hotelrezeption melden sich Besucher bei den MitarbeiternInnenn der Kaffeebar. Während der Gast einen Cappuccino genießt, erfolgt die Anmeldung und interne Benachrichtigung der Besuchten schnell und zum größten Teil vollautomatisch über ein smartes digitales Registratur-System. So steigt nicht nur die Effizienz, sondern außerdem wird die Willkommenskultur des Unternehmens für die Besucher perfekt erlebbar.

Bei größerem Maßstab, z.B. im Fall eines multifunktionalen Mitarbeiterrestaurants, lässt sich digitale Unterstützung perfekt einsetzen. Auslastungssensoren informieren über freie Arbeits- bzw. Sitzplätze, und über ein Raum- bzw. Platzreservierungssystem können diese für einen bestimmten Zeitraum reserviert werden. Diese Anwendung unterstützt besonders Arbeits-Nomaden und Mitarbeiter/-innen, die hauptsächlich im Homeoffice arbeiten und nur gelegentlich in das Unternehmen kommen. Die von den Sensoren gesammelten Daten lassen sich in Smart Buildings auch sehr gut mit der Gebäudeleittechnik verbinden, um z.B. Raumtemperatur oder Intensität der Klimaanlage zu senken, wenn keine Bewegung aufgezeichnet wird bzw. niemand anwesend ist.

Die primäre Zielsetzung des Work-Café-Konzepts ist die Steigerung der Nutzungsqualität für die Mitarbeiter/-innen eines Unternehmens. Gleichzeitig bietet das Konzept zahlreiche Möglichkeiten, Synergien geschickt zu nutzen und dadurch die Kosten zu optimieren. Die örtliche Zentralisierung von Serviceleistungen ermöglicht einen multifunktionalen Einsatz von Mitarbeitern/Mitarbeiter-innen. Da unterschiedliche Belange und Dienstleistungsanforderungen zentral koordiniert werden, kommt es zu viel weniger Doppelgleisigkeit und wesentlich mehr Transparenz. Besonders effizient ist zudem der Einsatz von digitalen Unterstützungssystemen, die alle Anfragen und Anforderungen zentral kanalisieren. Abgesehen von der Effizienzsteigerung kann auch eine Vielzahl von Daten gesammelt werden, die klaren Aufschluss über Nutzergruppen und Nutzerverhalten geben. Das wiederum ist die Grundlage für eine noch besser an die Bedürfnisse angepasste Angebotsgestaltung von Serviceleistungen zur Verbesserung der Nutzungsqualität.

Die Kraft des Work-Cafés

Eine typische Kantine wird in der Regel während der Frühstücks- und Mittagszeit sowie zu den Pausenzeiten am häufigsten frequentiert. Normalerweise schließt die Kantine in den frühen Nachmittagsstunden. Die Umgestaltung zu einem Work-Café schafft jedoch einen dynamischen, multifunktionellen Treffpunkt, einen Ort, an dem man sich gerne zu jeder Tageszeit trifft, um gemeinsam zu essen, sich zu konzentrieren oder mit Kollegen zusammenzuarbeiten. Dazu eine aktuelle Umfrage von Steelcase.

Vertrauensverhältnis steigern
36 % der Mitarbeiter, die in großen Gruppen gemeinsam zum Essen gehen, kommunizieren auch außerhalb der Pausenzeiten zu 36 % mehr miteinander.

Die Marke & Unternehmenskultur etablieren
84 % der Mitarbeiter geben an, dass sie unternehmensbezogene Informationen zumeist über Team-Meetings erfahren.
99 % der Mitarbeiter hätten gerne mehr Informationen über ihr Unternehmen.

Wohlbefinden fördern
91 % der Mitarbeiter sind der Meinung, dass es für sie wichtig ist, genügend Platz zu haben, um sich zu erholen und wieder Kraft zu tanken.
49 % der Mitarbeiter geben an, dass sie nicht genügend Platz haben, um sich zu erholen und wieder Kraft zu tanken.

Work-Café als Arbeitsplatz
Der Vorteil eines Work-Café ist die Flexibilität, es ist ein multifunktionaler Kommunikations- und Begegnungsraum. Einerseits fördert gemeinsames Essen und Trinken das soziales Netzwerken, bringt die Belegschaft eines Unternehmens an einem zentralen Ort zusammen und sorgt nicht nur für zufällige Begegnungen, sondern oft auch für intensiven Austausch und ein Miteinander. Es dient aber auch als Hub für Arbeits-Nomaden bzw. MitarbeiterInnen die mehrheitlich im Home-Office arbeiten und keinen fixen Schreibtisch haben. So kann vermieden werden, dass sich diese Nutzergruppen ausgegrenzt fühlen.

Kommunikation ist in jedem Unternehmen essentiell. Neben den klassischen Kanälen wie Intranet, Newsletter & Co  hat das Work-Café in diesem Kontext eine ganz besondere Funktion. Als zentraler Treffpunkt aller Stakeholder im Unternehmen kommt es automatisch zu einem Austausch von Informationen. Es kann aber auch ganz gezielt dazu genutzt werden, spezielle Themen zu transportieren. Beispielsweise im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsvorsorge in Verbindung mit einem Angebot von gesunden Speisenangeboten oder als Teil einer Initiative zur Förderung der Nachhaltigkeit durch die Verwendung von regionalen Produkten und der Vermeidung von Abfällen.